É essencial saber quando emitir nota fiscal para que a saúde financeira do seu CNPJ não fique comprometida, permitindo que todos os recolhimentos de impostos pertencentes a ela sejam feitos corretamente.
É preciso emitir nota fiscal de produto e disponibilizá-la para o consumidor assim que a compra acontece. Caso contrário, multas podem ser aplicadas. Mas, e no caso de notas fiscais de serviços, é da mesma forma? Como isso deve ser feito?
Quando estamos falando de emitir nota fiscal de serviço, ela deve ser emitida na contraprestação e entregue ao cliente, seja via online ou fisicamente. Mesmo que não exista um prazo fixado, deixar de emiti-la é crime! Vamos entender com mais detalhes este assunto ao longo do artigo.
Quem pode emitir nota fiscal?
Antes de falarmos mais detalhes sobre como emitir nota fiscal, vamos primeiro entender quem pode fazer essa emissão. Pois bem, a emissão de notas fiscais deve ser feita por qualquer empresa que possuir CNPJ ou CPF + IE (produtor rural) e credenciada pela SEFAZ.
Já a nota fiscal de serviço deve ser emitida por qualquer empresa que possuir CNPJ contribuinte do ISS. Para que uma empresa saiba se é obrigada a emitir ou não, deve consultar o seu contador ou, então, os portais da Receita Federal e da Sefaz do estado que reside e, em caso de prestadores de serviços, o portal da Sefaz.
O MEI pode emitir nota fiscal?
Mas, e no caso do MEI? Ele pode emitir nota fiscal? O MEI é uma exceção e, na grande maioria dos casos, não precisa realizar a emissão de notas fiscais. Mas, existem alguns casos em que isso será necessário:
- Sempre que vender ou prestar serviços para outras pessoas jurídicas (empresas ou governo), independentemente do tamanho delas;
- Quando seus clientes (pessoa física) solicitarem, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor;
- Sempre que você precisar enviar seu produto para o cliente, independente se for empresa ou pessoa física, como, por exemplo, venda pela internet, telefone ou catálogo.
Portanto, emitir nota fiscal como MEI é possível, sim. Porém, a obrigatoriedade vai depender dos casos citados acima. Mas, se tiver qualquer dúvida, o indicado é que procure pela orientação de um profissional contador.
Existe um prazo para emitir nota fiscal?
Em relação a existir um prazo para emitir nota fiscal vai depender do tipo do negócio que você possui. No caso da venda de mercadorias, a nota fiscal deve ser emitida no ato da compra para os clientes.
Já no caso da emissão de nota fiscal de serviço, não existe um dia ou mês certo para emitir. Portanto, isso deve ser feito na contraprestação, no ato da remuneração do serviço. Ou seja, quando o serviço for entregue.
Por mais que nem todas as situações tenham um prazo para emitir nota fiscal, é importante salientar que manter as boas práticas não só vai te ajudar a evitar problemas com o governo como, também, vai ajudar a manter o seu caixa alinhado.
É permitido emitir nota fiscal com data retroativa?
Outra dúvida muito comum é se é permitido emitir nota fiscal com data retroativa. Ou seja, com uma data anterior a da sua emissão. Primeiro, precisamos dizer que isso é legal, mas não é nada prático de ser feito.
Existem algumas regras para realizar a emissão de uma nota retroativa. Portanto, a empresa precisa apresentar uma justificativa para a emissão, que pode ser um erro nos documentos ou, então, outros problemas pertinentes que resultaram no atraso.
Além disso, a nota fiscal retroativa precisa conter todos os dados da transação original, incluindo valores, produtos ou serviços. Então, a emissão desse documento pode ser bem burocrática. Por isso, evite ter que fazê-la.
Por que é necessário emitir nota fiscal?
Mas, você pode estar se perguntando: “por que emitir nota fiscal é tão importante assim?” Bom, a emissão da nota fiscal é essencial para garantir que a sua empresa está atuando legalmente e pagando corretamente os seus tributos.
Além disso, é a comprovação de que uma empresa vendeu ou prestou algum serviço para outra empresa ou pessoa física. Ajudando assim a ambos os lados comprovarem essa transação.
Isso, faz com que a confiança dos seus clientes também aumente, pois esse documento lhes garante seus direitos, como a troca de produto ou reembolso de produtos quando for o caso.
Qual é a diferença entre NF-e e NFS-e?
A principal diferença entre NF-e e NFS-e está justamente em seu modelo. A NF-e tem como função o registro de venda de produtos, já a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços.
A letra “e” que vem acompanhada no final da sigla serve para identificar que se trata de uma nota fiscal eletrônica. Ou seja, digital. Um bom exemplo é quando você tem um negócio de concertos, se vender uma peça, será emitida uma NF-e, e se consertar algo, é preciso emitir uma NFS-e.
Precisa de Certificado Digital para emitir nota fiscal?
O Certificado Digital é uma tecnologia que permite que as pessoas jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem em um ambiente online. Sendo assim, ele tem uma validade jurídica, seja com órgãos públicos, prefeituras, tribunais, órgãos fiscalizadores, entre outros.
O Certificado Digital é necessário para realizar a emissão de nota fiscal tanto para empresas de venda de produtos como para empresas de prestação de serviços. Existem dois tipos de Certificado Digital para pessoas jurídicas:
- A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
- A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).
No geral, o tipo mais utilizado é o A1, devido a sua facilidade de utilização. Mas, dependendo das necessidades da sua empresa, pode ser que o outro modelo também seja uma boa opção. Esses detalhes, serão considerados antes de comprar o certificado digital com a empresa.
O que acontece se a nota fiscal não for emitida?
Como já falamos anteriormente, a nota fiscal é um dos meios do Governo fiscalizar e arrecadar os impostos associados a venda e a prestação de serviços. Por isso, esse é um assunto muito sério e importante que pode trazer penalidades para a empresa.
Uma das penalidades por não emitir nota fiscal é ser acusado de sonegação de impostos, sendo este um crime que prevê prisão de dois a cinco anos, além de multa. Portanto, além de responder judicialmente e pagar multas, também compromete a imagem da sua empresa.
Outro ponto sobre não emitir nota fiscal é que existe a perda de garantias. Ou seja, são as informações contidas na nota fiscal que vão servir como uma garantir legal de um produto ou serviço.
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Sabemos que emitir nota fiscal é apenas uma tarefa das várias que quem começa a empreender precisa aprender para manter o seu negócio no caminho certo. Portanto, é indispensável ter o apoio necessário para estar no caminho certo.
Se você é prestador de serviços, tem um CNPJ, ou seja, abrir um para expandir as suas atividades ou então, pagar menos impostos, a AccountTech é a contabilidade digital ideal para você.
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